BÃO LỤT

Chủ đề :                                                                                                                            Quy trình phòng chống bão và kế hoạch hành động cho khu nghỉ mát                  Evason Ana Mandara.                                                                                                                         

Mục đích:

Đảm bảo khu nghỉ mát Ana Mandara có qui trình đầy đủ và phương án hành động chi tiết nhằm mục đích chuẩn bị trước và sẵn sàng có thể ứng phó với những thay đổi thất thường của thời tiết.

Tổ chức:

·        Khi nhận được thông tin có bão đến Nha Trang, Khánh Hòa, thì trưởng đội phòng chống bão (cũng là trưởng đội bảo vệ) cùng cộng tác với trưởng bộ phận thể thao và thư ký giám đốc thường xuyên kiểm tra thông tin từ trung tâm dữ báo khí tượng tại địa phương và qua trang dự báo thời tiết trên mạng internet và hình ảnh thực tế từ vệ tinh.

·        Tổng quản đốc/Trực lãnh đạo phải có mặt tại khu nghỉ mát trong suốt thời gian bão diễn ra, và nếu cần thì càng nhiều Trưởng BP có mặt càng tốt.

STT	BỘ PHẬN	SỐ LƯỢNG NGƯỜI
1	Bảo Vệ	5
2	Bảo Trì	3
3	Bếp	4
4	Nhà Hàng	4
5	Buồng	2
6	Thể Thao	3
7	Spa	1
8	Lễ Tân	3
9	Vườn	4
10	Kế toán & Mua hàng	2
11	Nhân sự  ( y tá KNM )	1
TỔNG		32

·        Khi bão sắp đến, chúng ta cần có sẵn số lượng nhân viên nam từ các bộ phận như sau :

·        Tổng quản đốc/Trưởng BP phải đảm bảo toàn bộ nhân viên khu nghỉ mát được biết sắp có bão và phải triển khai công tác chuẩn bị theo phương án phòng chống bão như sau:

1)   Bộ phận tiếp tân :

24 giờ trước bão

· Gửi thư tới từng phòng và thông báo cho toàn bộ khách đang ngụ tại khách sạn biết sắp có bão đổ bộ vào Nha Trang.

· Thư sẽ được phát đi từ văn phòng của GM hoặc Trưởng BP tiếp tân hoặc nhân viên phục khách, có kèm theo số liên lạc khi khách cần thêm thông tin/giúp đỡ.

· Trong thư phải cảnh báo cho khách là trong trường hợp có bão thì hàng không Việt Nam sẽ đóng cửa sân bay, và giải thích chi tiết cách phương tiện vận chuyển khác sẵn có .

· Thông báo này phải được dán trên bảng thông báo tại khu vực lễ tân.

 12 giờ trước bão:

· Nhân viên Porter: 

- Phải đóng các cửa ở khu vực lễ tân và quầy hàng lưu niệm lại. Đảm bảo chắc chắn rằng các tấm mành tre nếu đã được buông xuống thì phải kéo hết lên ở hồ cá, cạnh quầy hàng lưu niệm và phải được cột chắc chắn.

- Di chuyển những tài sản dễ vỡ như đèn điện, bình hoa, đồ cho cá ăn đến nơi an toàn trong phòng Porter.

· Nhân viên tổng đài phải túc trực tại tổng đài điện thoại và giữ liên lạc 24/24.

· Trưởng BP lễ tân và nhân viên lễ tân phải liên lạc với tất cả các phòng khách để đảm bảo chắc chắn khách an toàn và không ở trong tình trạng hoảng sợ. Tái khẳng định với khách rằng chúng tôi đã từng trãi qua những cơn bão trước đây.

Trong khi bão:

· Đoan chắc rằng toàn bộ khách đều an toàn. Nhân viên phải biết chắc rằng chỗ nào có người già và trẻ con đang ở.

· Nếu khách sạn không kín hết phòng thì nếu có phòng nào có sự cố hoặc hư hỏng, thì trợ giúp đổi phòng cho khách với thái độ mền mỏng, nhẹ nhàng.

· Nếu kín hết phòng thì phòng khách có sự cố hư hỏng, phải lập tức chuyển khách đến nơi an toàn. Nếu cần thiết và an toàn thì sắp xếp cho khách chuyển qua khách sạn khác ở ngoài.

Sau Bão :

· Thông báo cho toàn bộ khách biết là bão đã đi qua.

· Triển khai phương án hành động cần thiết để giải quyết các vấn đề do khách yêu cầu, các sự cố cần bảo trì hoặc có liên quan.

2)Bảo vệ :

 24  giờ trước bão đến :

· Triệu tập 1 phiên họp khẩn cấp toàn đội phòng chống bão lụt để phổ biến tình hình và phân công công tác phòng chống bão lụt.

112  giờ trước khi bão đến:

·  Phối hợp với Trưởng BP bảo trì  trong công tác chuẩn bị sẵn sàng ứng phó như sau:

a.     Thang, dây thép, dây thừng và cây gỗ phải sắp sẵn.

b.     Có đủ áo mưa sẵn sàng.

c.      Phân phát ủng đi mưa và mũ bảo hộ.

d.     Vật dụng phòng hộ phải sẵn sàng trong tay.

·  Địa điểm tập kết vật dụng và trang bị phòng chống bão lụt được qui định tại khu vực nhà ăn nhân viên 108.

·  Chuẩn bị sẵn đèn pin cho ca đêm và đội phòng chống bão lụt trực đêm.

Trong khi bão:

·  Quan sát kỹ những phòng khách ở có cây cao gần nhà đề phòng gió lớn làm gãy đổ đè lên mái nhà gây nguy hiểm đến tính mạng của khách và nhà cửa. Nếu cần thiết, phải dời khách đến nơi trú ẩn an toàn.

·  Cộng tác với y tá chuẩn bị đầy đủ dụng cụ y tế để sơ cứu người kịp thời nếu có sự cố không may xảy ra.

·  Nhắc nhở mọi người không được tùy tiện đi ra ngoài khi có gió lớn.

·  Đội phòng chống bão phải có người đi tuần tra luân phiên quanh các vi la để kịp thời thông báo khi có sự cố xảy ra trong khuôn viên khu nghỉ mát.

·  Đội phòng  chống bão lụt phải phân công tổ trực ban đêm trong trường hợp mưa bão kéo dài, nhất là ca đêm.

·  Cần ngắt điện các khu vực có đèn vườn bị ngập nước gần đường đi nội bộ để bảo đảm an toàn cho khách đi lại.

       Sau bão :

·  Ghi lại hiện trường, chụp hình để làm bằng chứng cho việc làm bảo hiểm và làm báo cáo tổng thiệt hại.

·  Tiến hành dọn dẹp làm vệ sinh.

   

 3)Bảo Trì :

24 giờ trước khi có bão :

·   Kiểm tra lại toàn bộ các cột thu lôi và các thiết bị nối đất, chống sét trong khuôn viên khu nghỉ mát để tránh sự cố.

·   Kiểm tra các máy phát, đảm bảo chắc chắn các máy phát phải ở tình trạng hoạt động tốt phòng khi cúp điện trong thời gian cơn bão đang diễn ra.

·   Đảm bảo có dư dầu dự trữ để chạy máy phát điện. Nếu có sự cố (bất kể là rất nhỏ) thì phải chuẩn bị 1 máy phát nhỏ để cung cấp điện cho khu vực chính, đèn điện và bơm nước.

·   Phối hợp với Đội phòng chống lụt bão trong công tác chuẩn bị các vật dụng phòng chống gió bão: Cây gỗ, dây thép để cột mái tranh và cây cối trong vườn.

·   Di chuyển tài sản mà bộ phần mình phụ trách đến nơi an toàn.

·   Nếu sóng lớn có thể tạm thời cắt bớt những đèn chiếu sáng ở bờ biển phòng ngừa nước biển tràn lên làm chập mạch điện gây cháy nổ.

·   Luôn ở tư thế sẵn sàng vào việc khi có bất cứ sự cố nào xảy ra  cần sữa chữa trong khu nghỉ mát. Tuy nhiên, đoan chắc là chỉ làm những việc nào mà nhân viên sẽ không bị thương hoặc không quá nguy hiểm. Kỹ sư trưởng phải bố trí nhân viên tới các khu vực cần quan tâm ngay.

4)Bộ phận nhà buồng :

24 giờ trước bão:

·   Di chuyển tài sản mà bộ phận mình phụ trách đến nơi an toàn như kho HK…

·   Kéo tất cả các mành tre trước phòng khách lên và cột thật chặt.

·   Nếu thấy khách ở bên ngoài phòng thì phải thông báo cho khách biết và khuyên khách nên vào trong phòng để tránh tai nạn đáng tiếc có thể xảy  ra.

·   Không nên ra ngoài khi trời mưa bão đang diễn ra, trừ những trường hợp cần thiết, và nếu có ra ngoài thì phải chuẩn bị thật cẩn thận, chẳng hạn như đội mũ bảo hộ, ủng, v v….

·   Chuẩn bị sẵn đèn pin cho phòng khách phòng trường hợp mất điện.

·   Không nên để những đồ dễ vỡ hay bàn ghế có giá trị terrace. Chuyển toàn bộ bàn ghế ở terrace vào trong những phòng trống.

·   Đóng chặt tất cả các cửa phòng khách để tránh gió luồn vào.

·   Tăng cường nhân lực trực tại khách sạn để phòng khi có sự cố cho đến khi hết bão.

·   Giữ liên lạc 24/24 với Đội phòng chống bão lụt và sẵn sàng chờ lệnh tiếp ứng khi có sự cố xảy ra.

·     Chuẩn bị vật dụng lau chùi như chậu, khăn thấm để hút nước và cây lau nhà … phòng khi bị dột.

·     Phối hợp với Lễ tân & Porter nhanh chóng giúp khách chuyển phòng trong trường hợp phòng khách có sự cố do mưa bão gây ra.

·   Đảm bảo rằng nếu có khách là người già và trẻ con đi lung tung thì phải báo cho lễ tân và bảo vệ biết họ đang ở đâu.

5) Bộ phận nhà vườn :

 Trước mùa mưa/bão:

·   Trước mùa mưa bão đến, tổ vườn phải dùng cây và dây thép dằn cột tất cả các thân cây dễ ngã trong vườn.

·   Chặt các cành to, cành cao, chĩa vào mái nhà.

·   Những việc trên phải được hoàn chỉnh ít nhất 2 tuần trước khi mùa mưa bắt đầu.

24 giờ trước bão:

·   Tổ vườn  đảm bảo toàn bộ cây to trong vườn đã được dằn cột chắc chắn.

·   Đảm bảo có người trực và khi cần thì bố trí thêm nhân công để dọn rác.

·   Thu dọn đồ đạc, thiết bị bên ngoài, đồ đạc, chậu cây..về các kho housekeeping và khu vườn dưỡng cây.

·   Nếu thấy có sự cố gì xãy ra trong khu vực vườn thì báo ngay cho đội phòng chống bão.

    Sau khi bão kết thúc:

·   Tổ vườn cần tăng cường thêm nhân lực để dọn vệ sinh  khu vực bờ biển và vườn .

6)Bộ phận nhà hàng :

24 giờ trước bão:

·   Cột thật chặt các rèm che.

·   Xếp các cây dù vườn lại.

·   Di chuyển bàn ghế vào bên trong nhà hàng, nếu không đủ không gian thì chuyển vào phòng thư viện.

·   Nếu thời tiết xấu kéo dài thì nhà hàng dùng phòng thư viện để hoạt động kinh doanh.

·   Di chuyển tất cả đồ dễ vỡ và có giá trị vào phòng để đồ ăn

·   Đóng chặt tất cả cửa sổ.

·   Poolbar ngừng phục vụ, các thiết bị điện cố định được che đậy hợp lý.

·   Cần phối hợp Đội phòng chống bão lụt để có những biện pháp hữu hiệu khi xảy ra sự cố.

·   Chuẩn bị vật dụng lau chùi như khăn thấm để hút nước, cây lau nhà, xô và giẻ phòng khi bị dột.

·   Giữ liên lạc 24/24 với Đội phòng chống bão lụt và sẵn sàng chờ lệnh tiếp ứng khi có sự cố xảy ra.

7) Bộ phận nhà bếp :   

24 giờ trước bão:                                                                                                                                         

·     Di chuyển các thiết bị, hàng hóa vào nơi khô ráo an toàn trong nhà bếp.

·     Đóng chặt các cửa sổ và cửa ra vào đề phòng bể vỡ khi gió mạnh.

·     Yêu cầu bảo trì đến kiểm tra cẩn thận bình và ống dẫn ga, tránh trường hợp va chạm.

·     Chuẩn bị vật dụng lau chùi như chậu, khăn thấm để hút nước và cây lau nhà … phòng khi bị dột.

8) Bộ phận thể thao:

24 giờ trước bão:

·   Dời toàn bộ bàn ghế biển và những tấm ván gỗ ra cầu vào sát bờ kè đá, đem tất cả nệm và dù vải vào kho Experience.

·   Cắm cờ đỏ trên biển báo không cho khách đến gần sóng biển ….

·   Giăng dây cầu tàu không cho khách lên .

·   Giữ liên lạc 24/24 với Đội phòng chống bão lụt và sẵn sàng chờ lệnh tiếp ứng khi có sự cố xảy ra.

9) Bộ phận mua hàng :

12 giờ trước bão:

·   Dọn sạch tất cả hàng hóa, vật dụng tại khu vực tiếp nhận hàng.

   10) Hệ thống điện thoại –PABX:

·   Nhân viên tổng đài báo ngay cho trưởng bảo trì nếu hệ thống tổng đài có sự cố do bão gây ra hoặc do thời tiết xấu.

·   Nếu có sự cố về phần mềm thì phải báo ngay và liên lạc với trưởng bảo trì và nhân viên quàn lý mạng của KNM.

·   Sử dụng hệ thống tính bill trực tuyến trên dữ liệu lưu trữ mạng.

  11) Hệ thống máy vi tính :

·   Nếu máy chủ bị đứng do thời tiết bão gây ra, thì ngay lập tức phải gọi nhười quản lý hệ thống máy vi tính.

·   Nếu sự cố về kỹ thuật, người  quản lý hệ thống máy vi tính sẽ phối hợp với trưởng bảo trì để giải quyết vấn đề và khôi phục chạy lại hệ thống máy vi tính.

   12 ) Bộ phận Spa :

·  Nhân viên Spa đưa toàn bộ nệm khăn và các đồ dùng ở ngoài nhà Sala vào  trong phòng đợi massage.

·  Kéo các rèm che ở nhà Sala lên và cột thật chặt.

· Đưa toàn bộ thiết bị điện như âm thanh, máy vi tính, máy in, đầu đĩa CD ..ở quầy lễ tân vào trong phòng Spa manager.

  13) Bộ phận nhà hàng mới ABH :

·  Kéo các rèm che lên và cột thật chặt. Và kéo mái che di động xếp lại.

·  Đưa toàn bộ bàn ghế, nệm bên ngoài vào trong nhà hàng biển hoặc kho F&B.

·  Đóng chặt các cửa kính lại.

  14) Bộ phận bếp mới tại ABH :

·  Di chuyển các thiết bị, hàng hóa vào nơi khô ráo an toàn trong nhà bếp.

·  Đóng chặt các cửa sổ và cửa ra vào đề phòng bể vỡ  khi gió mạnh.

·  Yêu cầu bảo trì đến kiểm tra bình ga và ống dẫn ga tránh trường hợp va chạm xảy ra.